小規模企業のデジタル化支援
中小企業の経営支援をしていると、事務業務の中身ややり方について目にすることがあります。
作業を担当している従業員に話を聞くと「～～に手間がかかっている」といった悩みを抱えていることがあります。それは多くが「デジタル」の工夫によって解決できるものです。
デジタル化の程度は業務効率に大きく影響を与えます。経営コンサルティングをしている中でいくつかの企業を見てきましたが、ある程度企業規模が大きいとデジタル化に取り組まれている印象があります。特徴に表れるのが基幹システムの有無で、100名以上の企業はほとんど基幹システムがあり、システム内で工程間・工程内のデータ共有・受け渡しがなされています。
一方小規模企業はというと、弊社がこれまで関係してきた小規模企業はほとんどが以下のような企業でした。
基幹システム・・・なし
社内の業務・・・主にExcel
顧客との連絡・・・メール、電話、Fax
社内の情報共有・・・口頭＋印刷した情報、共有サーバ、メールのファイル添付
業務・・・個人技、個人的に改善
小規模企業は基幹システムを保有しておらず、多くの業務がExcelと印刷した情報の共有により成り立っている印象です。
デジタル化が進む企業、進まない企業
では小規模企業はどこもデジタル化が進んでいないかというと、そんなことはありません。以下は中小企業におけるITツールの使用状況です。
＜出展：2021年度版中小企業白書 第2章 事業継続力と競争力を高めるデジタル化 2-2-4図＞
小規模事業者の割合が日本企業のおよそ87%であることを考えると、デジタル化を進めている小規模企業もかなりあるようです。実際小規模企業でも必要な機能を備えたシステムや充実したWebサイトを使用して、効率よく業務を行っている会社があります。
なぜそうした違いが出るのかを考えると、本質的な問題は2つに集約されると考えます。
１．企業のデジタルに対する理解
２．経営者の意思
まず大事なことは、１の「企業のデジタルに対する理解」です。
これは言い換えれば「デジタルを用いることで自社の事業・業務がどのように変化するか」の情報を企業が保有していることです。「企業」の中身は主に経営者と従業員になりますが、それ以外にも経営者の知り合いや株主なども考えられます。誰かがデジタル化のアイディアを持ち、経営者が実施を促すことでデジタル化及びそれによる業務効率化がなされます。
２の「経営者の意思」に関しては言わずもがなですが、１の情報を活用するのは主に経営者です。
これはデジタル化をするというよりも、経営を改善するという意思です。
中小企業診断士の関わり
では、小規模事業者は具体的にどうすれば良いのでしょうか？
上述した「デジタルを用いることで自社の事業・業務がどのように変化するか」を知ることが第一歩です。
しかし小規模企業では社内にデジタルに知見のある人材がなかなかいません。そのためこの点は私達中小企業診断士が貢献できる部分です。診断士の多くは大企業での業務経験があり、現代のデジタル化が進んだ環境というものを知っています。また大企業での業務経験が無くても、診断をする中でデジタル化の進んだ企業を見る経験があります。
事業を見ればある程度想像し、経営者に説明できる診断士は多いことと思います。
社内に一人知見のある人材がいれば大きく変わりますが、そうした人材を確保するのも、同時に開発業者に頼むのもなかなか難しいのがデジタル化です。その分診断士が貢献できる範囲は大きいと考えます。企業支援が広がると同時に、小規模企業の経営改善機会も広がっていけばと思います。